Крупнейшая сеть сервисных центров РФ использует для бюджетного управления «1С:Предприятие»

ООО «Национальная Сервисная Компания» генеральный поставщик сервисных услуг крупнейшей торговой сети РФ. Компания имеет федеральную сеть сервисных центров, насчитывающую более 150 компаний, представленных во всех регионах РФ. На сегодняшний день, «НСК» является крупнейшим в РФ поставщиком сервисных услуг по ремонту бытовой электроники (БРЭА). Этот факт подтверждается и среднегодовым объемом выполняемых компанией ремонтов, который приближается к одному миллиону.

С начала 2005 года для контроля бюджета дочерних предприятий в компании использовалась собственная разработка. После года эксплуатации были выявлены проблемы с производительностью данной системы. В связи с этим в декабре 2006 года руководство «НСК» приняло решение прекратить развитие существующей информационной системы и перейти на более гибкую и надежную платформу.

Разработка и внедрение новой системы бюджетирования были поручены компании «АйТи-Лаб», которая за время сотрудничества зарекомендовала себя как надежный поставщик ИТ - услуг. Объективной предпосылкой сотрудничества организаций стало наличие большого опыта работы компании «АйТи-Лаб» с сервисными предприятиями, а также собственная разработка для автоматизации сервисных центров на платформе «1С:Предприятие 8».

Процессы, которые требовалось автоматизировать, имели достаточно узкое целевое назначение. Главная задача состояла в быстрой замене существующей системы простым и удобным решением с аналогичным функционалом. В основе новой системы бюджетирования было решено использовать стандартный план счетов «1С:Бухгалтерии 8». На его платформе специалистам проектной группы предстояло разработать решение, которое бы позволило достичь поставленных целей.

Исходя из поставленных целей специалисты компании «АйТи-Лаб», совместно с проектной группой «НСК», сформулировали ряд задач, которые необходимо было решить в кратчайшие сроки.

Основной акцент был сделан на блоке «Бюджетирование», в основу которого вошли:

• планирование бюджетов (расходов и доходов) компании в разрезе формализованного списка статей и сценариев;
• отражение фактических затрат и доходов;
• контроль полученных результатов.

Из-за территориальной удаленности подразделений компании, в процессе выполнения работ остро встала задача автоматизации процесса согласования всех вводимых в систему документов. Данный блок был разработан с использованием механизма платформы «1С:Предприятие 8». Этот механизм позволил строго регламентировать все итерационные процессы, происходящие в рамках системы:

• согласование планов бюджетов;
• согласование корректировок бюджета (изменение и перераспределение статей расхода/дохода);
• согласование и утверждение заявок на расходование денежных средств;

Помимо описанного функционала, в системе реализован блок контроля затрат, связанных с персоналом. Данный вид расходов (HR) образует значительную долю затратного контура бюджета компании и бюджетов подразделений, поэтому их контроль очень важен.

Для осуществления контроля был разработан пакет документов, регистрирующий следующие изменения в отделе персонала:

• прием сотрудника на работу с замещением вакантной должности;
• увольнение сотрудника с освобождением должности;
• изменение заработной платы сотрудника;
• выплата бонусов и т.д.

Согласование HR-документов также реализовано с использованием механизма бизнес-процессов.

Внедрение новой системы осуществлялось в несколько этапов. Испытательной площадкой для обкатки решения стал управляющий сервисный центр. На следующем этапе к нему было подключено региональное подразделение и проведено обучение пользователей. В завершении система была растиражирована в 36 городах.

Важным результатом ввода новой системы в эксплуатацию стала ее интеграция с уже существующими на предприятии учетными системами. В рамках проекта специалистам удалось объединить внедренное решение с тремя унаследованными системами. Это позволило свести к минимуму ручной ввод, и как следствие снизить процент недостоверных данных в системе. Также за счет интеграции повысилась и оперативность получения управленческой информации.

О результатах внедрения рассказывает генеральный директор компании «НСК»: «Внедрение системы позволило нашей компании сразу достичь положительных результатов. За счет единого информационного пространства мы увеличили достоверность получаемых данных. Гибкость системы позволила компании снизить издержки и контролировать степень риска».

Среди других положительных тенденций генеральный директор «НСК» отметил реализацию внутрифирменного хозрасчета между подразделениями компании. Внедренная система позволяет достоверно распределять прямые и косвенные затраты.

Генеральный директор «НСК»: «Благодаря единому информационному пространству мы получили возможность ежедневно контролировать расходный и доходный контур. Внедренная система объективно отражает результаты деятельности каждого подразделения в отчете о прибылях и убытках и движениях денежных средств».

По словам руководителя «НСК», заметно упростился и стал более прозрачным процесс согласования вводимых в систему документов. Разработанный механизм рецензирования обеспечивает возможность равно для инициатора и рецензента в любое время проверить, на каком этапе согласования находится запрос. Также можно просмотреть файлы, приложенные к документам (отсканированные копии). Процесс согласования является многоуровневым и настраивается в пользовательском режиме, что позволяет задать для каждого вида документа определенную цепочку рецензирования. Сам процесс согласования максимально приближен к жизни: возможности системы позволяют принимать и отклонять заявки, отправлять ее на предыдущий уровень инициаторам (рецензентам), для уточнения.

На текущий момент во внедренной системе работает более 55 пользователей.

Возможности, заложенные в платформе, а также ее ориентированность на быструю разработку приложений, позволили создать основные механизмы решения всего за 1,5 месяца. В целом на разработку и внедрение системы ушло около 4 месяцев. Сотрудничество «НСК» и «АйТи–Лаб» продолжилось и после внедрения продукта - сегодня специалисты компаний работают над усовершенствованием и расширением возможностей программы.