Автоматизация сервисного центра по заправке картриджей с помощью модуля «Учет и заправка картриджей» компании АйТи-Лаб.

В данном обзоре мы расскажем об основных возможностях модуля по учету и заправке картриджей, реализованного в конфигурации «Управление сервисной службой», а также приведем примеры его использования в компаниях разного масштаба. В заключении мы дадим рекомендации по выбору блоков и конфигурированию модуля в конкретном сервисном центре.

Основные возможности модуля

Возможности модуля мы разделили на одиннадцать независимых блоков. Под блоком мы понимаем один или несколько механизмов, объединенных общей идеей и нацеленных на решение одной и з проблем автоматизируемого процесса. Назначение каждого блока следует из его названия, но мы дадим краткое описание возможностей каждого из них.

• Учет заявок на заправку картриджей –  в заявке фиксируется список картриджей в разрезе индивидуальныхномеров. Заявка может быть как стационарной, так и выездной. В случае если индивидуального номера на момент приема у картриджа нет, он может быть сформирован автоматически. Картриджи также могут приниматься по количеству с автоматическим созданием индивидуальных номеров. Анализ состояния заявок удобнее всего проводить при помощи механизма состояний, который можно настроитьсамостоятельно.
• Учет факта заправки – документ, в котором фиксируются выполненные работы в разрезе каждого картриджа. В зависимости от настроек возможности документа могут изменяться. В простом варианте, в документе фиксируются только выполненные работы.Всложном, могут фиксироваться использованные запчасти/материалы, становится доступным механизм работы с отложенными картриджами (когда требуется дополнительное согласование работ с клиентом, или у заправщика отсутствуют информация о необходимых для заправки запчастях).
• Учет использованных запчастей, материалов – использование данной опции позволяет вести учет использованных при заправке картриджа запчастей / материалов. Работа по учету ведется в полуавтоматическом режиме –в документе «Заправка картриджей» предусмотрен механизм подстановки по умолчанию, с возможностью дальнейшей корректировки. Чтобы обеспечить такой уровень автоматизации, перед началом использования опции, потребуется заполнить классификатор, где каждому картриджу будет соответствовать набор запчастей (материалов), которые могут быть использованы при заправке. Для упрощения наполнения справочника в конфигурации реализована обработка, позволяющая осуществить загрузку из шаблона Excel. Вести учет запчастей можно в двух вариантах: без списания и со списанием. Первый вариант позволяет только накапливать историю по картриджу, второй вести полноценный складской учет.
• Согласование стоимости и видов работ при приеме заявки – использование данной опции расширяет возможности документа «Заявка на заправку картриджей». В момент приема заявки становится возможным получить быстрый доступ к ценам на услуги по заправке конкретного картриджа. При выборе услуги в заявке автоматически фиксируется стоимость и виды работ,согласованные с заказчиком.В дальнейшем этой информацией может воспользоваться инженер со своего рабочего места. Блок особенно актуален компаниям, занимающимся заправками на выезде.
• Согласование стоимости и видов работ по факту диагностики – использование данной функции, позволяет обеспечить обмен информацией заправщикас менеджером по работе с клиентами по факту диагностики картриджа. В программе данный механизм называется «Отложенные картриджи». Заправщик может отложить несколько картриджей из заявки клиента, для которых требуется дополнительное согласование. Данная возможность актуальна в случаях, когда при оформлении заявки не ведется осмотр принимаемых картриджей и не фиксируются результаты предварительного согласования работ, а также в случаях,когда необходимость замены элемента картриджа может быть выявлена только после диагностики.
• Интерфейс кладовщика по подбору запчастей по запросу заправщика –  интерфейс позволяет организовать совместную работу заправщика и кладовщика. Заправщик может отложить картридж, указав необходимые для заправки запчасти.Задача кладовщика обеспечить заказ заправщика и уведомить его об этом используя данный интерфейс.
• Формирование первичных документов (счет, акт, счет фактура) – подготовка комплекта первичных документов на основании зафиксированного факта заправки картриджей. Подготовкадокументов занимает совсем немного времени - вся необходимая информация уже присутствует в документе «Заправка картриджей», остается только воспользоваться механизмом, который автоматически заполнит все необходимые документы.
• Доставка картриджей – данная возможность необходима компаниям, которые самостоятельно забирают и доставляют картриджи клиенту.
• Учет при заправке дополнительных материалов – потребуется компаниям, которые помимо учета запчастей ведут учет расходных материалов: салфетки, спирт и прочее.
• Стикерование картриджей, использование штрих-кодирования –  набор возможностей для ускорения работы сервисного центра по заправке картриджей, позволяет печатать стикеры для картриджа и использовать в работе сканер штрих-кода. Данная возможность позволяет осуществлять быстрое заполнение документов (подбор картриджей, запчастей, материалов и услуг) получение информации об истории обслуживания.
• Тестирование (печать тест-листов) – удобная возможность протестировать работу заправщика. Для каждого картриджа в базе хранится информация о принтере, на котором по умолчанию проводится тестирование. Заправщику остается установить курсор на нужном картридже и нажать кнопку «Тест-лист», если результат удовлетворительный установить флаг «Успешный тест».
• Накопление и просмотр истории заправки картриджа –  в конфигурации реализован механизм накопления и просмотра истории по заправке и восстановлению каждого картриджа. У заправщика или приемщика всегда есть возможность получить быстрый доступ к этой информации. Если в сервисном центре используется сканер штрих-кода, то достаточно открыть отчет «История по оборудованию» и считать штрих-код с картриджа.

Перед принятием решения об использовании блока помимо его возможностей необходимо оценивать трудоемкость его запуска и эксплуатации. Поэтому, мы разработали таблицу, в которой указали время, затрачиваемое на настройку блока перед началом эксплуатации, а также трудоемкость его использования в рабочем процессе по 5-ти бальной шкале (оцениваются требования к квалификации пользователя, вероятность ошибок, трудоемкость учета). Следует отметить, что оценка дана из расчета, что пользователь подробно ознакомился с инструкцией по настройке и использованию модуля.

Использование модуля в компаниях разного размера

Для наглядности мы свели данные в таблицу, в которой в первом столбце перечислены возможности модуля, а в колонках типы компаний, занимающиеся заправкой картриджей, в зависимости от размера. На пересечении конкретной возможности и типа компании, установлены флаги, которые свидетельствуют о целесообразности применения той или иной функций в компании определённого масштаба.

Небольшим компаниям мы рекомендуем использовать только самые необходимые возможности, которые позволяют достичь хороших результатов при относительно простом учете. Используя предложенный вариант, Вы сможете накапливать историю заправки каждого картриджа, отслеживать качество заправки путем быстрой печати тестовых листов, контролировать статус выполнения.

Если Вашу компанию можно отнести к средней по размеру, то стоит задуматься над использованием дополнительных возможностей. В первую очередь это учет запчастей и материалов, Вы можете начать контролировать рентабельность работ по заправке картриджей, вести складской учет запчастей. Второе, на что стоит обратить внимание это согласование стоимости и видов работ с клиентом при приеме заявки на заправку картриджа (особенно актуально, если Вы заправляете картриджи на выезде). Использование сканера штрих-кодов ускорит работу и позволит увеличить объемы выполняемых работ без расширения штата.

В крупных компаниях в цепочке оказания услуги помимо менеджера и заправщика может участвовать и кладовщик. Поэтому мы рекомендуем использовать механизм, который позволяет организовать взаимодействие заправщика с менеджером и кладовщиком без отрыва от производства. Как это выглядит – заправщик позиционируется на картридже и нажимает кнопку «Отложить» - указывает, что необходимо согласовать с клиентом, и какая информация нужна по запчастям. Работу можно продолжать после того как кладовщик ответит заправщику используя свой интерфейс. Если компания предоставляет услугу по забору и возврату картриджей, то такая возможность может быть реализована с помощью документа «Доставка» в котором можно указать какие картриджи нужно забрать, а какие вернуть.

Хочется отметить, что предложенные варианты носят рекомендательный характер. Оптимальный набор блоков Вы должны определить самостоятельно, опираясь на реальные потребности компании. Автоматизацию нужно начинать с простого, большинство рассмотренных блоков можно подключить позже, когда система уже будет работать. Внедряя, таким образом, Вы начинаете получать результаты сразу после запуска системы. При конфигурировании модуля «под себя» помимо назначения не забывайте анализировать данные приведенные в таблице №1.

Для закрепления изложенного материала будут подготовлены видео-уроки, демонстрирующие работу с модулем.

Для получения доступа к демо-версии необходимо заполнить анкету по ссылке.